Berbagai Peralatan Kantor dan Fungsinya, Wajib Dimiliki !
Guna meringankan serta memudahkan beragam keperluan dan pekerjaan karyawan di kantor, tentu peralatan kantor sangat diperlukan. Ya, dengan ragam peralatan kantor yang tersedia di masing-masing ruang, maka pekerjaan yang harus dikerjakan nantinya bisa diselesaikan dengan efisien serta efektif sebagaimana seharusnya.
Berbincang tentang peralatan yang umum digunakan dalam perkantoran, tentu ada cukup banyak alat-alat yang sebaiknya disediakan. Nah, alat kantor sendiri nantinya juga harus disesuaikan dengan detail pekerjaan dari masing-masing karyawan. Meskipun ada beberapa jenis peralatan di mana harus ada dalam setiap ruangan.
Pada kesempatan ini akan dibahas tentang ragam peralatan perkantoran yang secara umum banyak digunakan. Dengan mengetahui sebagian detail dari alat tersebut nantinya Anda bisa mendapatkan ide atau referensi yang tepat dalam pengadaan alat-alat yang diperlukan tersebut.
Pengertian Peralatan Kantor
Secara singkat, peralatan kantor dapat diartikan sebagai beragam alat yang tersedia dan digunakan sebagai penunjang pengerjaan tugas serta kewajiban karyawan hingga selesai. Alat ini bisa juga diartikan sebagai fasilitas yang dimiliki oleh perkantoran dan disediakan bagi karyawan yang bekerja.
Ragam peralatan kantor bisa dibagi menjadi dua jenis secara umum. Jenis pertama yaitu alat-alat yang cenderung sering dipakai dan cepat habis sehingga diperlukan pembaruan dalam waktu yang relatif singkat.
Selain itu, ada juga peralatan kantor yang bukan merupakan barang cepat habis namun memerlukan perawatan secara berkala, seperti mesin foto copy, printer, dan lainnya.
Ragam Peralatan Kantor yang Umum Digunakan
Sebagaimana disinggung di awal, ada cukup banyak jenis peralatan perkantoran yang secara umum digunakan untuk menunjang kinerja karyawan dan membantu kantor untuk memenuhi target yang ditetapkan. Nah, adapun beberapa peralatan kantor yang dimaksud diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Meja dan Kursi Kantor
Salah satu peralatan perkantoran yang wajib ada adalah meja serta kursi kantor. Peralatan ini merupakan area kerja bagi karyawan untuk menyelesaikan tugas serta pekerjaan sesuai dengan job desk dan juga target yang telah diputuskan sebelumnya.
Umumnya, di atas meja kantor terdapat peralatan komputer untuk menunjang kinerja karyawan, file pekerjaan yang harus dikerjakan ataupun peralatan pribadi karyawan. Meja dan kursi kantor didesain sedemikian rupa dengan standar yang berbeda demi kenyamanan maksimal ketika para karyawan menggunakannya sebagai media bekerja.
2. Perangkat Komputer
Tidak dimungkiri jika saat ini perangkat komputer merupakan kebutuhan pokok bagi perkantoran. Peralatan ini secara umum terdiri dari mesin CPU, layar komputer serta perangkat input lain seperti mouse, keyboard dan lainnya. Selain itu, perkantoran kini juga mulai menggunakan laptop untuk menggantikan unit komputer dengan alasan lebih praktis.
Fungsi utama dari perangkat komputer adalah menunjang pekerjaan utama yang harus diselesaikan, seperti pembuatan laporan tentang proyek, membuat jadwal, input data pekerjaan, dan lainnya.
Tentu saja, secara umum, spesifikasi perangkat komputer yang digunakan akan disesuaikan dengan tugas yang harus dilakukan oleh karyawan.
3. Printer dan Scanner
Printer serta scanner juga termasuk salah satu alat perkantoran yang cukup penting. Sesuai peruntukannya, printer digunakan untuk mencetak file dokumen menjadi bentuk hardcopy yang dicetak dalam kertas. Sedangkan scanner digunakan untuk mengubah file yang berbentuk hardcopy menjadi softcopy agar bisa disimpan sebagai data di ruang penyimpanan komputer.
Saat ini, ada cukup banyak produk printer yang digabungkan dengan scanner. Opsi ini bisa menjadi alternatif yang mungkin bisa membantu manajemen untuk berhemat perihal pengadaan peralatan untuk kantor tersebut.
4. Mesin Fotokopi
Salah satu diantara alat-alat kantor yang sebenarnya penting, terutama untuk perusahaan yang besar adalah mesin fotokopi. Sebagaimana diketahui, fungsi utama mesin fotokopi adalah untuk menduplikasi file hardcopy yang berkaitan dengan perusahaan, bisa berupa laporan, rencana kerja, atau hal lainnya.
Selain itu, mesin fotokopi juga bisa dijadikan alternatif untuk mencetak dokumen. Artinya, mesin ini bisa menggantikan printer.
Pengadaan mesin fotokopi seringkali dianggap cukup krusial. Dengan adanya mesin ini, maka duplikasi file kantor akan cenderung lebih mudah dan kinerja karyawan pun nantinya akan cenderung lebih efisien daripada harus menyerahkan tugas duplikasi ke bagian lain.
5. Mesin Absensi
Absensi adalah hal yang harus diperhatikan dalam hubungan kerja. Tentu, setiap perusahaan ingin jika para karyawan melakukan absensi dengan tertib.
Nah, untuk pembacaan absensi yang lebih baik, maka menghadirkan mesin absensi sebagai salah satu peralatan perkantoran adalah hal yang penting. Dengan adanya mesin ini, maka pencatatan kehadiran serta kalkulasi laporan terkait kehadiran karyawan bisa dilakukan secara otomatis.
Saat ini ada cukup banyak variasi mesin absensi yang terdapat di pasaran. Mesin absensi yang paling sederhana adalah mesin kertas biasa. Namun, jenis mesin absensi yang kini lebih banyak digunakan adalah mesin berbasis sidik jari, pengenalan wajah, retina mata dan lainnya yang cenderung lebih canggih.
6. LCD Proyektor
Alat perkantoran lain yang juga penting adalah LCD proyektor. Alat ini secara umum digunakan untuk menampilkan detail resolusi layar yang lebih besar daripada ukuran layar normal pada komputer atau LCD.
Secara umum, LCD proyektor diperlukan dalam sebuah rapat perusahaan, terutama dalam presentasi tentang rencana kerja atau lainnya. Dengan menggunakan alat ini, maka presentasi bisa dilakukan dengan lebih baik dan penjelasan bisa diberikan dengan lebih detail.
7. Kertas
Kertas juga termasuk salah satu alat perkantoran yang sangat penting. Bagi banyak perusahaan, bisa dikatakan manfaat kertas begitu besar, terlebih untuk perusahaan yang harus membuat laporan secara berkala dan mencetaknya.
Sesuai kebutuhan kantor, ada beberapa jenis kertas yang secara umum digunakan. Beberapa jenis kertas tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:
- HVS
- A4 (21 cm x 29.7 cm)
- F4 atau Folio (21.6 cm x 33 cm)
Tentu saja, jenis kertas yang digunakan tergantung pula pada jenis perusahaan yang menggunakannya.
8. Alat Tulis
Meskipun kebanyakan perkantoran sudah menggunakan komputer atau laptop untuk menulis laporan dan lainnya, alat tulis seperti pensil, bolpoin, penghapus, dan lainnya tetap dibutuhkan dan menjadi salah satu alat kantor yang penting. Ya, alat tulis kantor masih dibutuhkan karena sifatnya yang cenderung fleksibel.
Dengan fleksibilitas tersebut, alat tulis akan memudahkan karyawan ketika hendak menuliskan ide yang tiba-tiba muncul, mencatat hal kecil yang harus ia kerjakan, dan lainnya. Secara umum, alat tulis menjadi satu paket dan disediakan di meja kerja.
9. Paper Clip
Paper clip atau penjepit kertas juga termasuk peralatan kantor yang cukup penting. Meskipun tampak kecil dan sepele, namun fungsi paper clip cukup penting. Alat ini bisa digunakan untuk mengumpulkan kertas-kertas atau laporan penting agar tidak bercampur dengan lainnya.
Nah, dari beberapa poin di atas, ada cukup banyak peralatan kantor yang secara umum digunakan. Tentu saja, masing-masing kantor memiliki detail kebutuhan sendiri yang bisa jadi berbeda dengan kantor lain. Selain itu, manajemen harus memperhatikan pengadaan peralatan tersebut agar para karyawan bisa bekerja dengan optimal.